Tekst informacyjny dla klientów CPI Hotels, a.s. o przetwarzaniu danych osobowych

W niniejszym dokumencie znajdziesz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej również „RODO”, najważniejsze informacje o swoich danych osobowych, które przetwarza spółka CPI Hotels, a.s., REGON (IČO): 47116757, z siedzibą Bečvářova 2081/14, 100 00 Praha 10, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, sygn. akt B 1914 („CPI Hotels“ lub „my“).

CPI Hotels na rynku reprezentują marki Budha-Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Badenia Hotels, Quality Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz i Benada Restaurant.

1.Jakie dane przetwarzamy?

A) Dane klientów

Na podstawie Twojej rezerwacji (lub pobytu bez rezerwacji) przetwarzamy Twoje dane osobowe w poniższym zakresie:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, adres miejsca stałego zamieszkania, numer dowodu osobistego lub podobnego dokumentu oraz ewentualnie adres email i numer telefonu),
• w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą także oznaczenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, siedzibę, REGON, NIP, informacje o podatniku VAT,
• w przypadku wyjazdów służbowych osób nie prowadzących działalności gospodarczej również dane podmiotu, który zamówił lub opłacił pobyt,
• dane o celu pobytu lub informację, że klientem jest osoba, która nie podlega opłacie za pobyt uzdrowiskowy lub wczasowy,
• informacje o Twoim członkostwie w programie lojalnościowym,
• dane dotyczące pobytu i wykorzystanych usług oraz kwoty i formy płatności za świadczone usługi (w przypadku płatności bezgotówkowej numer rachunku bankowego lub dane karty płatniczej),
• w przypadku cudzoziemców oprócz powyższych danych również data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu podróży, numer wizy, adres stałego zamieszkania za granicą,
• w przypadku gości korzystających z parkingu przy naszym hotelu również numer rejestracyjny samochodu.

W naszych hotelach Badenia Hotels oprócz zakwaterowania zapewniamy również opiekę uzdrowiskową. W przypadku jej wykorzystania, poza powyższym, przetwarzamy również następujące dane:

• informacje o postawionej diagnozie uzyskane bezpośrednio od Ciebie przez naszego lekarza podczas wstępnego badania lekarskiego,
• dane dotyczące udzielonych Ci świadczeń opieki zdrowotnej w naszych placówkach oraz przebiegu Twojego pobytu medycznego (badania lekarskie, ewentualne komplikacje zdrowotne podczas pobytu itp.)

B) Dokumentacja fotograficzna z organizowanych imprez

Na organizowanych przez nas imprezach sporządzamy w odpowiednim zakresie dokumentację fotograficzną (zdjęcia sytuacyjne z imprez), aby następnie opublikować wybrane zdjęcia na naszej stronie internetowej w celach promocyjnych CPI Hotels. Na głównym planie nie są prezentowani goście konkretnej imprezy, ale ogólna atmosfera wydarzenia, ujęcia nie są publikowane w wysokiej rozdzielczości, nie dołączamy do nich także opisów dotyczących konkretnych osób, gości imprezy. Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych w takich przypadkach nie chodzi przede wszystkim o ochronę danych osobowych, ale o ochronę prywatności zgodnie z Kodeksem Cywilnym; zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla zdjęć „ilustracyjnych” nie jest zatem wymagana.

O wykonywaniu dokumentacji fotograficznej goście informowani są z należytym wyprzedzeniem w formie piktogramu aparatu fotograficznego, nasi fotografowie są w widoczny sposób oznaczeni, a dokumentacja fotograficzna wykonywana jest wyłącznie w przestrzeni głównej imprezy, dzięki czemu goście zawsze mają możliwość przebywania w strefach, gdzie nie wykonuje się dokumentacji fotograficznej. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań dotyczących wykonywania dokumentacji fotograficznej, można skontaktować się z nami, korzystając z poniższych danych kontaktowych.

2. Na podstawie czego i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

A) Przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych

Podanie i przetwarzanie wszystkich ww. danych osobowych, z wyjątkiem adresu e-mail i numeru telefonu oraz informacji o Twoim uczestnictwie w programie lojalnościowym, jest niezbędne do wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych, a w szczególności ciążących na nas obowiązkach wynikających z ustawy o opłatach lokalnych i ustawy o pobycie cudzoziemców na terytorium Republiki Czeskiej, a także z przepisów rachunkowych i podatkowych.

B) Przetwarzanie niezbędne do realizacji stosunku umownego

Przetwarzanie Twoich danych identyfikacyjnych oraz danych dotyczących Twojego pobytu i świadczonych usług oraz wysokości i formy ich zapłaty jest niezbędne do realizacji stosunku umownego dotyczącego Twojego pobytu, tj. przetwarzania zamówień i rezerwacji, zawierania i realizacji umów związanych z oferowanymi i świadczonymi przez nas usługami zakwaterowania, usługami gastronomicznymi oraz usługami towarzyszącymi.

W przypadku opieki uzdrowiskowej przetwarzamy dane wpisane na karcie meldunkowej, dane dotyczące zrealizowanych przez Ciebie pobytów leczniczych i udzielonych Ci świadczeń zdrowotnych w naszych obiektach, a także dane dotyczące zapłaty za pobyt. Dane te przetwarzamy na podstawie stosunku prawnego łączącego Cię z CPI Hotels, którego przedmiotem jest świadczenie opieki uzdrowiskowej i rehabilitacyjnej oraz usług (zakwaterowania, gastronomiczne itp.). Celem takiego przetwarzania jest świadczenie podanych usług.

Konsekwencja niepodania danych

Bez podania powyższych danych nie możemy świadczyć Ci naszych usług zakwaterowania. Nie potrzebujemy żadnych Twoich danych osobowych do świadczenia usług gastronomicznych i innych, w związku z czym nie pozyskujemy ich ani nie przetwarzamy w tym celu.

C) Przetwarzanie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz informacji o Twoim pobycie na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celach marketingu bezpośredniego, celem przetwarzania jest wyłącznie możliwość przesyłania Ci komunikatów o charakterze komercyjnym, tj. informacji o interesujących nowościach, rabatach itp., które są podobne i związane z usługami, z których już u nas korzystałeś(-łaś).

Masz możliwość wcześniejszej odmowy wysyłania komunikatów o charakterze komercyjnym. W przypadku przesyłania komunikatów o charakterze komercyjnym możesz w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych w celu przesyłania komunikatów o charakterze komercyjnym, a my zaprzestaniemy wysyłania takich komunikatów.

Dane osobowe przetwarzamy również w takim samym zakresie w celu przesyłania ankiet zadowolenia po pobycie w naszych hotelach, w celu weryfikacji Twojego zadowolenia z naszych usług i stałego podnoszenia jakości naszych usług dla Ciebie.

W naszych hotelach nie ma przypadków kwestionowania świadczonych usług ani usług opieki uzdrowiskowej przez naszych gości. Gdyby taki przypadek miał miejsce, bylibyśmy zmuszeni do przetwarzania danych o świadczonych usługach w zakresie niezbędnym do prowadzenia takiego sporu, wyłącznie w celu ochrony naszych praw w takim sporze. Podobnie bylibyśmy zmuszeni do przetwarzania niezbędnych danych również w przypadku braku zapłaty za nasze usługi lub w przypadku wyrządzenia nam szkody.

D) Przetwarzanie na podstawie zgody

Na podstawie Twojej zgody lub ustawień uprawnień używanych aplikacji w Twojej przeglądarce internetowej przetwarzamy informacje techniczne uzyskane podczas Twojej wizyty na naszej stronie internetowej – szczegóły znajdziesz w osobnym tekście informacyjnym dostępnym pod adresem www.cpihotels.com/cookies.

Oferujemy usługi sieci Wi-Fi, masz ponadto możliwość wyboru opcji połączenia płatnego lub opcji połączenia udostępnianego bezpłatnego. W przypadku połączenia masz możliwość wyrażenia zgody na to, że CPI Hotels będzie wykorzystywać dane o Twoim adresie e-mail w celu przesyłania komunikatów o charakterze komercyjnym podobnych i związanych z usługami, z których korzystałeś(-łaś) u nas.

Możesz wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, bezpośrednio w wiadomości e-mail z komunikatem o charakterze komercyjnym lub wysyłając wycofanie zgody na nasz adres (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10) lub adres e-mail dp@cpihotels.com. Cofnięcie zgody staje się skuteczne w momencie doręczenia takiej informacji CPI Hotels. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem.

E) Zautomatyzowane przetwarzanie Twoich danych

Nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani innego zautomatyzowanego przetwarzania Twoich danych osobowych, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub wpływało na Ciebie istotnie w podobny sposób.

3. Źródło danych osobowych

Powyższe dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, w związku z czynnościami zmierzającymi do zawarcia umowy i świadczenia usług zakwaterowania oraz usług gastronomicznych;

lub

jeśli inna osoba zapewniła Ci rezerwację naszych usług (zwykle jest to pracodawca w przypadku podróży służbowych), Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe uzyskujemy bezpośrednio od tej osoby;

lub

w przypadku rezerwacji dokonanych za pośrednictwem portali rezerwacyjnych, Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe są nam przekazywane przez portal rezerwacyjny.

4. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe podczas pobytu w naszym hotelu. Następnie po jego zakończeniu przetwarzamy wyłącznie:

• Dane, które mamy obowiązek przetwarzać na podstawie właściwych przepisów prawa i tylko przez okres, który jest niezbędny zgodnie z tymi przepisami prawa. (Przykładowo wystawiane przez nas dokumenty księgowe i podatkowe zawierają również niektóre Twoje dane osobowe, takie jak: imię i nazwisko, rodzaj świadczonej usługi, datę wystawienia dokumentu. Dokumenty te przechowujemy wyłączenie do celów realizacji obowiązków określonych przez odpowiednie przepisy rachunkowe i podatkowe, przez okres nałożony przez te przepisy.)
• Twoje imię, nazwisko, adres email i informacje o Twoim pobycie do celów marketingu bezpośredniego CPI Hotels (przesyłanie informacji o interesujących nowościach lub rabatach na nasze usługi itp.) oraz do przesyłania ankiet zadowolenia. Dane do przesłania ankiet zadowolenia przetwarzamy wyłącznie do czasu wykonania analizy ankiet.
• Dane niezbędne dla potrzeb toczących się lub realnie grożących sporów. Dane te przetwarzamy jedynie do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sporu i wypełnienia obowiązków wynikających z decyzji lub do czasu, w którym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa mogą powstać spory dotyczące świadczonych usług.

Dane o plikach cookies i danych z protokołów przetwarzamy wyłącznie przez okres podany w informacjach o cookies na poszczególnych stronach internetowych hotelów należących do CPI Hotels.

Po upływie ww. okresów regularnie usuwamy Twoje dane osobowe, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

5. Komu udostępniamy lub przekazujemy Twoje dane osobowe?

A) Przekazywanie osobom trzecim

Twoje dane osobowe udostępniamy organom publicznym, dla których obowiązek przekazania danych wynika z obowiązujących przepisów prawa (dotyczy to zazwyczaj danych, które przetwarzamy na podstawie ustawy o opłatach lokalnych lub na podstawie ustawy w sprawie pobytu cudzoziemców w Republice Czeskiej) oraz w ramach partnerskiej sieci hotelowej.

W przypadku usług opieki uzdrowiskowej nikomu nie udostępniamy Twoich danych osobowych, nasi lekarze i pozostały personel medyczny są pracownikami CPI Hotels.

B) Podmioty przetwarzające

W celu świadczenia niektórych usług wsparcia (np. wysyłanie komunikatów marketingowych, poprawianie jakości komunikacji i segmentacja ofert, obsługa rezerwacji hotelowych on-line, przetwarzanie plików cookies) korzystamy z usług podmiotów przetwarzających. Dotyczy to zawsze przetwarzania wyłącznie dla naszej spółki oraz w oparciu o nasze instrukcje. W przypadku wszystkich podmiotów przetwarzających kierujemy się względami zaufania oraz jakości usług w tym zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. Przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej pomiędzy CPI Hotels a podmiotem przetwarzającym, która zobowiązuje podmiot przetwarzający do ochrony danych osobowych w takim samym stopniu, w jakim zabezpiecza je sama spółka CPI Hotels. Na żądanie poinformujemy Cię o podmiotach przetwarzających, z którymi obecnie współpracujemy.

C) Przekazywanie za granicę

Nasze podmioty przetwarzające mają siedzibę i miejsce przetwarzania danych osobowych w Republice Czeskiej lub ewentualnie w innym kraju UE. Jedynie w przypadku wysyłania i analizy ankiet satysfakcji oraz w przypadku niektórych systemów rezerwacyjnych korzystamy z podmiotów przetwarzających z USA. Są to zawsze renomowane firmy w ramach międzynarodowych sieci hotelowych, rezerwacyjnych i im podobnych, świadczące usługi dla hoteli na skalę światową.

W przypadkach innych niż wskazane powyżej nie przekazujemy danych osobowych poza teren UE.

6. W jaki sposób CPI Hotels zapewnia ochronę danych osobowych

Wszystkie osoby, które mają kontakt z danymi osobowymi po naszej stronie, są zobowiązane do zachowania poufności przetwarzanych danych osobowych, a także zachowania środków bezpieczeństwa w celu ich ochrony. Obowiązek ten trwa nawet w przypadku ustania łączącego ich stosunku prawnego z CPI Hotels, czy też ewentualnie z podmiotem przetwarzającym.

7. Twoje prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do Twoich danych osobowych, które przetwarzamy; obejmuje prawo do uzyskania od CPI Hotels następujących informacji:
  • potwierdzenie, czy CPI Hotels przetwarza Twoje dane osobowe,
  • dostęp do tych danych osobowych,
  • informacje o celach przetwarzania,
  • o kategoriach danych osobowych, których to dotyczy,
  • informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostaną udostępnione,
  • o planowanym okresie przechowywania lub kryteriach jego ustalania,
  • o istnieniu prawa do żądania poprawienia, usunięcia danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania lub prawa do wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania,
  • o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
  • o wszelkich dostępnych informacjach o źródle danych osobowych, jeżeli nie są one pozyskiwane od osoby, której dane dotyczą – od Ciebie,
  • o tym, czy ma miejsce zautomatyzowane podejmowanie decyzji, m.in. profilowanie,
  • o odpowiednich gwarancjach przy przekazywaniu danych osobowych poza UE,
  • jeżeli nie narusza to praw i wolności innych osób, również kopię danych osobowych.
• prawo do poprawiania swoich danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe, niedokładne lub w jakikolwiek sposób niekompletne; poprawa zostanie wykonana przez CPI Hotels, uwzględniając możliwości techniczne, bez zbędnej zwłoki,
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. w przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie lub sprzeciwu wobec przetwarzania, w przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych, w przypadku, gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celów, w których były przetwarzane itp. Możesz zatem żądać usunięcia swoich danych osobowych, jednak możliwość ta nie ma zastosowania w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego oraz w niektórych innych przypadkach przewidzianych przez RODO.
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. gdy zaprzeczysz prawidłowości danych osobowych, wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania itp.
• prawo do przenoszenia danych, które nam przekazałeś(-łaś) i które przetwarzamy w sposób automatyczny, na podstawie Twojej zgody lub niezbędności ich przetwarzania do wykonania umowy z Tobą lub do realizacji działań podjętych przed zawarcia umowy na Twoje żądanie. W takich przypadkach umożliwimy Ci pozyskanie Twoich danych osobowych w strukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub, jeżeli będzie to technicznie wykonalne, przekażemy je bezpośrednio innemu wskazanemu przez Ciebie administratorowi,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie niezbędności przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, w tym przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. Jeżeli w takim przypadku nie wykażemy ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów lub praw i wolności lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie będziemy w takim przypadku dalej przetwarzać Twoich danych osobowych.
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie poprzez wysłanie jednoznacznej wiadomości na nasz adres (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10) lub adres e-mail dp@cpihotels.com. Cofnięcie zgody staje się skuteczne w momencie doręczenia takiej informacji CPI Hotels. Zgodnie z RODO cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem.
• prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub wpływa na Ciebie istotnie w podobny sposób, z wyjątkiem przypadków wyraźnie wskazanych w RODO,
• oprócz powyższego, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych z siedzibą Plk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Nasze dane kontaktowe

W razie jakichkolwiek wątpliwości lub pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pisemnie pod adresem CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10 lub pod adresem e-mail naszego inspektora ds. ochrony danych osobowych dpo@cpipg.com.

9. Grupa CPIPG

CPI Hotels jest członkiem grupy CPI Property Group („CPIPG“). Informacje o ochronie danych osobowych w ramach CPIPG znajdziesz tutaj: https://cpipg.com/en/data-protection-policy.